Архивный отдел

Архивный отдел  является структурным подразделением Администрации района. Отдел создан с целью обеспечения хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, образовавшихся и образующихся в деятельности органа местного самоуправления, его структурных подразделений, деятельности муниципальных организаций, а также архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц, переданных на законном основании в муниципальную собственность.

 Задачи Архивного отдела:

- Комплектование документов.

- Учёт документов архива.

- Обеспечение сохранности документов архива.

- Создание и ведение научно-справочного аппарата (НСА) к документам архива.

- Использование хранящихся в архиве документов.

- Осуществление отдельных государственных полномочий Удмуртской Республики по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к собственности  Удмуртской Республики и находящихся  на территории муниципального образования.

- Осуществление контроля над соблюдением законодательства в области  архивного дела на территории муниципального образования «Юкаменский район»  муниципальными  и негосударственными организациями.

 Функции Архивного отдела:

- Участвует в разработке  и реализации долгосрочных целевых программ в области архивного дела и отраслевых разделов  программ социально-экономического развития на территории муниципального образования.

- Анализирует состояние  развития архивного дела на территории муниципального образования, осуществляет подготовку  соответствующих отчетов.

- В пределах своей компетенции  разрабатывает проекты  правовых актов Администрации  муниципального образования в области архивного дела.

- Составляет перспективные и текущие планы.

- Разрабатывает, представляет на согласование  Межведомственной  экспертно-проверочной методической комиссии  (ЭПМК ) Комитета по делам  архивов при Правительстве Удмуртской  Республики и утверждение  Администрации  муниципального образования списки учреждений, предприятий и организаций – источников комплектования Отдела, документы которых  подлежат передаче на постоянное хранение в Отдел. Ведет систематическую работу по уточнению этих списков,  составляет списки  организаций и граждан- возможных источников комплектования Отдела;

- Осуществляет  организационно-методическое руководство и  контроль над соблюдением законодательства в области  архивного дела в муниципальных и негосударственных организациях, находящихся на территории муниципального образования;

- По результатам проверок соблюдения законодательства в области  архивного дела в муниципальных и негосударственных организациях, находящихся на территории муниципального образования, в том числе особо ценных документов, а также иных архивных документов вносит в установленном порядке предложения об устранении выявленных недостатков;

- Организует отбор и осуществляет прием  документов организаций –источников комплектования на постоянное хранение в Отдел.

- Осуществляет  хранение и учет архивных документов;

- Отдел при наличии  свободных хранилищ по согласованию  с администрацией муниципального образования может принимать на договорной основе бесплатно на депозитарное хранение документы учреждений, организаций и предприятий, а также  общественных организаций и граждан.

- Ведет учетные документы, предусмотренные  Регламентом государственного учета документов архивного фонда Российской Федерации, действующими Правилами, иными нормативными актами и методическими документами, представляет в Комитет по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики  по установленным формам сведения о хранящихся  в Отделе  архивных фондах и документах.

- Принимает меры  по созданию оптимальных условий  хранения документов и обеспечению их физической сохранности.

- Проводит  в установленном порядке экспертизу ценности  документов  и переработку  описей фондов, находящихся на хранении в Отделе.

- Создает и совершенствует научно-справочный аппарат к документам, находящимся на  хранении в Отделе, автоматизированные информационно-поисковые системы, банки и базы данных, архивные справочники о составе и содержании  архивных документов с целью оперативного  использования содержащейся в них информации.

- Информирует органы государственной власти  и местного самоуправления, иные организации о составе и содержании документов, находящихся на хранении в Отделе, по актуальной тематике, исполняет их запросы на документную информацию.

- Использует документы в социально-экономических и культурно-просветительных  целях на выставках, радио- и телевидении, в периодической печати; в установленном порядке представляет документы, находящиеся на хранении в Отделе органам государственной власти и местного самоуправления, организациям и гражданам  с целью их научного  и практического использования; исполняет  тематические и социально- правовые  запросы организаций и граждан; выдает архивные справки, копии, выписки из документов; рассматривает  заявления предложения и жалобы, ведет прием  граждан по вопросам, относящимся к компетенции Отдела.

- Заключает от имени администрации  муниципального образования на основании соответствующей договоренности  договоры и соглашения в пределах своей компетенции.

- Реализует в установленном порядке отдельные государственные полномочия в сфере архивного дела, которыми орган местного самоуправления  наделен законом Удмуртской Республики.